Mój zestaw aplikacji do zarządzania czasem

Na początku zastrzegam, że ten wpis ma charakter czysto subiektywny, związany z moimi zwyczajami i preferencjami. Nie traktuj go, proszę, jako porady, a jedynie jako ciekawostkę. Jestem miłośnikiem sprzętu firmy Apple, dlatego wszystkie opisane poniżej programy znajdziesz na urządzeniach z nadgryzionym jabłkiem. Ich dostępności pod Androidem nie sprawdzałem.

Każdy wyznawca technik zarządzania czasem dysponuje swoim ulubionym zestawem aplikacji, z których korzysta. Tak jest oczywiście i w moim przypadku. 

NIE NA ZAWSZE


Mój zestaw narzędzi (aplikacji) nie jest zamknięty i na zawsze ustalony. Możliwe, że lista, którą za chwilę poznasz, straci niebawem swą aktualność, albowiem wynajdę coś jeszcze lepszego niż do tej pory. W istocie, mój zestaw narzędzi do zarządzania czasem podlega ciągłej ewaluacji.

DLACZEGO NIE JEDNA


Nie używam jednej aplikacji. Oto i powody:
  1. Zapisywanie prostych, codziennych czynności domowych wymaga nieskomplikowanych rozwiązań. Oczywiście mógłbym używać przy ich wprowadzaniu kombajnu GTD typu OmniFocus czy Things, ale, póki co, zwykły program do przypomnień mi wystarczy. Proste, pojedyncze zadania (jak np. porządek w łazience) nie są przecież elementami złożonych procesów i nie wymagają definiowania kontekstów (jeśli jakieś pojęcia są dla Ciebie niezrozumiałe, to bez obaw - już za kilka dni rozpocznę na blogu publikację mojego „Poradnika GTD”). Inaczej jest w przypadku projektów zawodowych czy prywatnych. Tu nieodzownym elementem jest w moim przypadku „kombajn GTD”. Zwykły program do przypomnień to za mało. Procesy, składające się z wielu zadań, wymagają bowiem narzędzia, które je odpowiednio pogrupuje i odseparuje od siebie. 
  2. Jeśli coś jest do wszystkiego, to jest do niczego ;)

ALE TO JEST PŁATNE!


No dobra, przyznaję. Aplikacje, które tu przedstawię, kosztują. „Ale, że co?!?!?” - tak pewnie wykrzyknie niejeden. Znam takie osoby. Każdego dnia wydają na obiad więcej niż wynosi cena aplikacji. Mimo to, od czasu zakupu telefonu za kilka tysięcy, nie kupili ani jednej „apki”.

OTO I ONE - NIE WYOBRAŻAM SOBIE FUNKCJONOWANIA BEZ NICH 


Każdą z niżej wymienionych aplikacji mam zainstalowaną na iPhonie, iPadzie i Maku.
iOS dysponuje wbudowanym kalendarzem oraz aplikacją do zadań. I w zasadzie korzystałbym z nich do tej pory, gdyby nie fakt, że natrafiłem na Fantastical’a - aplikację, która łączy w sobie kalendarz z listą zadań. To wygoda patrzeć na widok dnia i mieć pełną informację o terminach i rzeczach do zrobienia, bez potrzeby przechodzenia między aplikacjami. Poza tym, Fantastical podoba mi się bardziej niż systemowy Kalendarz i ma przyjemne dla oka animacje :) Gdybym miał polecić komuś jedną, prostą aplikację do zarządzania czasem, to byłby to Fantastical.


Do czego używam: 

  • do wpisywania terminów (wydarzeń) zawodowych i prywatnych (dla każdej z grup prowadzę osobny kalendarz), by na przykład w wakacje nie nadziać się przypadkiem na zapowiedź trudnych negocjacji po powrocie z urlopu :)
  • do wpisywania zadań prywatnych (pojedyncze czynności np. zakupy, pranie)

W Clear zakochałem się od samego początku jej obecności na rynku. Służy tylko jako lista zadań. Jest bajecznie prosta w obsłudze (wszystko w tej aplikacji obsługuje się prostymi do nauczenia gestami) i do tego bardzo mi się podoba. Ma też wiele schematów kolorystycznych.


Używam na przykład do:

  • wpisywania w tej aplikacji „poważniejszych” rzeczy do zrobienia w domu (mycie okien, malowanie itp.), bez podawania dat (w Fantastical’u wpisuję czynności, które potrafię osadzić w czasie)
  • robienia listy rzeczy do zabrania na wakacje
  • specyfikowania rzeczy do zrobienia ad hoc wieczorem przy komputerze (rzeczy, które robię systematycznie każdego dnia i których gdzie indziej nie zapisuję, ale które jednak wieczorem umieszczam w Clear, bo zmęczony po całym dniu mógłbym o nich zapomnieć, a przecież zależy mi na ich wykonaniu). 

Nie wyobrażam sobie życia bez tej aplikacji!!! To moje odkrycie :) Każdą kolejną wersję kupuję bez wahania, bo po prostu jest tego warta. Dzięki aplikacji bez trudu można zaimplementować znaną metodę GTD (autorstwa Davida Allena, który napisał kultową książkę „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”). Jak już wcześniej napisałem, w kolejnych wpisach przybliżę Ci jej założenia.

A teraz po ludzku. Jeżeli pracujesz nad złożonymi projektami, to docenisz zalety tego typu aplikacji. Jeśli nie pracujesz, to znaczy, że tak Ci się tylko wydaje, albowiem w życiu codziennym realizujesz szereg projektów, czego sobie nawet nie uświadamiasz. Co łączy na przykład wakacyjny wyjazd z remontem mieszkania? Jedno i drugie wymaga, przed osiągnięciem ostatecznego celu, wykonania szeregu czynności. Nim postawimy nogę na piaszczystej, zagranicznej plaży, musimy zarezerwować hotel, aktywować roaming (jeśli jeszcze tego nie zrobiliśmy), pojechać z samochodem do przeglądu, poczytać o opłatach za korzystanie dróg w krajach przejazdu, wykupić walutę kraju przeznaczenia, nie zapominając o kąpielówkach. No i warto byłoby co nieco przeczytać o wakacyjnym miejscu pobytu. 

Wracając do tematu… W OmniFocus mamy możliwość zapisywania zadań, przypisując je do projektu i odpowiedniego kontekstu. Kontekst to np. osoba, miejsce czy narzędzie skojarzone z danym zadaniem. Na przykład każde zadanie, przy realizacji którego potrzebuję skorzystać z komputera, oznaczam kontekstem „komputer”. W wolnej chwili, siedząc przy komputerze, mogę przejrzeć wszystkie zadania oznaczone tym kontekstem i po kolei je realizować. 

Mnie OmniFocus nauczył nowego spojrzenia w kwestiach planowania czasu. Niejeden projekt skutecznie zrealizowałem przy jego pomocy, i to nierzadko bardzo złożony. Dzięki OmniFocus po prostu realizuję przygotowany wcześniej scenariusz, zamiast zastanawiać się co zrobić w pierwszej kolejności. Praca z OmniFocusem to doskonała inwestycja. Naprawdę niewiele poświęconego czasu na obsługę aplikacji, zaprocentuje z nawiązką. Nawet jeśli nie poprosisz o większą recenzję tej aplikacji, możecie się jej spodziewać na moim blogu :)

źródło: https://www.omnigroup.com
Do czego używam: 

  • do wszystkich spraw zawodowych (początkowo tylko zawodowych, ale korzyści z OmniFocus okazały się na tyle wymierne, że coraz więcej obszarów prywatnego życia funkcjonuje dziś lepiej dzięki OmniFocus)
  • do prywatnych projektów (jw.) Informacji o konieczności wymiany żwirku w kuwecie Misi tu nie wpiszę, ale już takie projekty jak blog czy wspomniane planowanie wakacji nie obędą się bez tej aplikacji.

Drugi kombajn GTD. A faktycznie pierwszy, bo z niego korzystałem jeszcze wówczas, gdy nie zdawałem sobie sprawy z istnienia OF. Zasady działania podobne, ale przeznaczenie wyłącznie zawodowe.


Do czego używam: 
  • wyłącznie do ewidencjonowania zadań przypisanych Członkom mojego zespołu w pracy. Dzięki aktualizowanemu na bieżąco informacjom (co najmniej raz w tygodniu), potrafię bez trudu odpowiedzieć na pytania o stan poszczególnych spraw. 
---

Jeśli któraś z przedstawionych aplikacji Cię zainteresowała, daj znać. Omówię ją szczegółowo podczas jednego z następnych wpisów.



Komentarze