Poradnik GTD. Część 1: INBOX

„Poradnik GTD” ma na celu pomóc Tobie lepiej zarządzać swoim czasem, sprawić, że zrealizujesz wszystkie zaplanowane zadania, a na czas (próbowałem znaleźć synonim tego słowa, ale bezskutecznie) będziesz patrzeć jak na sprzymierzeńca, którego tylko musisz odpowiednio okiełznać za pomocą dostępnych narzędzi. Nazwa poradnika pochodzi od skrótu GTD - metody autorstwa Davida Allena, który napisał kultową książkę „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Wskazówki, które tu znajdziecie, są implementacją tej metody, choć zastrzegam, że dostosowałem ją do swoich potrzeb.


Przecież i tak wykonuję codziennie wiele zadań, bez konieczności wdrażania jakichkolwiek technik. Po co mi ta lektura? - zapytasz być może. Celem, dla którego warto ją zastosować, jest Twój spokój (poczujesz, że naprawdę panujesz nad codziennymi sprawami) oraz dążenie do lepszej produktywności: wykonasz zadania w krótszym czasie (zaoszczędzony czas możesz przeznaczyć na swoje przyjemności), bądź w tym samym czasie wykonasz ich więcej. Każdy wariant to korzyść dla Ciebie. Brawo Ty!

Poradnik nie będzie obszerny. Nie płacą mi za wierszówkę (ba, w ogóle mi nie płacą za prowadzenie tego bloga, robię to dla przyjemności), a w epoce TLDR* nie mam złudzeń, że część z czytelników nawet nie dotrwała do tego miejsca. Ma być krótko i na temat. 

*Too long; didn't read - za długie, nie przeczytałem

Jeśli w trakcie lub po przeczytaniu poradnika najdą Ciebie jakieś refleksje, koniecznie się nimi ze mną podziel!

Kolejne części poradnika będą ukazywały się raz w tygodniu - w poniedziałek. Płynnie przechodzę do tematu części 1:

INBOX 


Nim odpowiem na pytanie, czym jest inbox, przyznam Ci się, że od kiedy przestałem traktować moją głowę jak drzwi od lodówki oblepione karteczkami z mniej bądź bardziej istotnymi informacjami, czuję się znacznie lepiej. Próbując się skupić na wykonywaniu jakiejś czynności, nie muszę się dodatkowo zastanawiać, co mam jeszcze dziś do zrobienia lub jak wygląda mój kalendarz na jutro, a także utrwalać w głowie, że podczas wieczornych zakupów mam do kupienia nie tylko chusteczki, ale i masło, banany, herbatę i piwo. No i jeszcze pomidory. I mleko. A te pomidory to malinowe. O właśnie, właśnie… jeszcze sok malinowy. Prawda, że sporo tego?  

Na szczęście jest INBOX - skrzynka spraw przychodzących. Nie przesądzajmy jeszcze, jaką ma formę, skupmy się na jej zasadniczej funkcji. Inbox ma być miejscem, do którego trafiają otrzymywane przez nas na bieżąco informacje i przedmioty np.:

  1. Muszę zorganizować w pracy spotkanie, ale nim znajdę na to czas, najlepszym miejscem do zarejestrowania tego zadania jest INBOX. Najważniejsze, by nie obciążać pamięci. Raz że bywa zawodna, a po drugie… Free your mind!
  2. Mój ulubiony sklep zachęca do instalacji aplikacji. Nie mam czasu, by czytać teraz o jej funkcjach, dlatego -> INBOX
  3. W skrzynce na listy znalazłem rachunek do zapłacenia, teraz wychodzę, dlatego -> INBOX
  4. Kolega pożyczył mi film na DVD, ale nie mogę go teraz obejrzeć. Kładę go do INBOX-A, żeby o nim pamiętać.
  5. Muszę kupić córce korektor w taśmie, dała mi stary na wzór, ląduje w INBOX-ie.
  6. Mam pomysł na kolejny wpis na UnderControl24.pl. Zapisuję go lub nagrywam w INBOX-ie.
  7. Zepsuł mi się aparat fotograficzny. Muszę pamiętać, by naprawić go przed wakacjami. Póki co wkładam go do INBOX-a.

NIE JEDEN 

Czy rozumiesz już istotę skrzynki przychodzącej INBOX? To przechowalnia zadań, notatek, przedmiotów etc., które czekają na naszą dalszą reakcję. Już ten zbiór przykładów pokazuje, że inbox może mieć zarówno formę elektroniczną, jak i fizyczną. Pokażę to Ci na swoim przykładzie.

INBOX FIZYCZNY

Mój INBOX w fizycznej formie ma postać tekturowego pudełka. Lądują w nim wszystkie te elementy, które mają fizyczną postać. 

W pracy INBOX ma natomiast postać plastikowej kuwety. Zresztą przy tej okazji wspomnę, że wykorzystuję w pracy jeszcze drugą kuwetę - przechowuję w niej sprawy w toku (te, którymi się aktualnie zajmuję). Trzeciej kuwety nie mam. Wszystkie załatwione sprawy rozdysponowuję od razu dalej. 

INBOX ELEKTRONICZNY

Mój inbox elektroniczny jest zakotwiczony w programie GTD, którego używam (OmniFocus), dostępnym na iPhonie, iPadzie i MacBooku (nie zrażajcie się, jeśli nie używacie sprzętu z nadgryzionym jabłkiem, pod Androidem też znajdziecie ciekawe programy /np. Nozbe/).  Ma tę zaletę, że mogę w nim wprowadzać informacje tekstowo, w formie nagrań czy poprzez załączenie zdjęcia. Wersja na Maka ma ponadto możliwość załączania plików. Wypas. Dodatkowo, moja aplikacja oferuje możliwość wysyłania do INBOX-a elementów mailem pod specjalnie dedykowany adres. Wówczas mogę przesłać do skrzynki spraw przychodzących np. maila, w którego treści znajdę delegację na mnie jakiegoś zadania. Mogę też mailem przesłać np. link do jakiejś strony internetowej, która będzie podstawą do dalszej reakcji.

ILE?

Liczba INBOX-ów zależy od osobistych preferencji. Na pewno im mniej, tym lepiej. Mniejszą liczbą skrzynek jest łatwiej zarządzać. 

Obecność w INBOX-ie to stan przejściowy przed załatwieniem każdej sprawy. Co pewien określony czas (ja dokonuję przeglądu co najmniej dwa razy w tygodniu) rzeczom w INBOX-ie należy się szczególna uwaga. Oto bowiem…

PRZEGLĄD INBOX-a

To czas, w którym podejmujemy decyzję co do losu danej pozycji. Wyjścia są trzy:

1. Działamy (wykonujemy od razu czynność związaną z pozycją, ustalamy termin wykonania zadania związanego z nią itp.)
2. Odkładamy decyzję o losie pozycji do kolejnego przeglądu (zalecam tylko w wyjątkowych przypadkach! W przeciwnym razie nasz inbox będzie przybierał na rozmiarze i z każdym dniem będzie nam trudniej zrealizować zadania związane z jego zawartością, nie mówiąc już nawet o zapoznaniu się z nią)
3. Usuwamy pozycję z INBOX-a, nie załatwiając jej (może się okazać, że nie mamy czasu na realizację czynności związanej z pozycją, bądź, po namyśle, stwierdzamy, że jej wykonanie nie ma większego sensu /nie przyniesie wymiernego efektu/).

A MOŻE JEDNAK OD RAZU?

Fani Technik zarządzania czasem znają zapewne zasadę 2 minut. Jeśli możesz zrobić coś w ciągu 2 minut, to zrób to od razu. Polecam!

Kolejny wpis za tydzień. Zapraszam!

Komentarze

Prześlij komentarz