Poradnik GTD. Cz. 2: Zadania i projekty

W pierwszej części poradnika przybliżyłem Ci sens wdrażania w swojej organizacji czasu INBOX-ów (skrzynek spraw przychodzących). Wspomniałem o potrzebie ich systematycznego przeglądania, w wyniku którego możesz podjąć decyzję o:


  1. działaniu
  2. odłożeniu decyzji o losie pozycji z INBOX-a do kolejnego przeglądu (zalecam tylko w wyjątkowych przypadkach!)
  3. usunięciu pozycji z INBOX-a (po stwierdzeniu, że jej wykonanie nie ma większego sensu /nie przyniesie wymiernego efektu/, bądź jest wręcz niemożliwe).

Dziś skoncentruję się na działaniu - najważniejszej spośród powyższych decyzji, bo zbliżającej nas do wykonania zadań i projektów.

ZADANIA I PROJEKTY

Jeśli podejmujemy decyzję o działaniu, to albo od razu wykonujemy daną czynność (w pierwszej części poradnika wspomniałem o ”zasadzie 2 minut”), albo wpisujemy ją do kalendarza pod konkretną datą. Ja preferuję rozwiązania elektroniczne (przynajmniej aplikacja na smartfonie). Są bardziej praktyczne niż tradycyjny kalendarz. Oferują przypomnienia o wcześniej zdefiniowanej godzinie, a ponieważ telefon jest zawsze w kieszeni, dużo łatwiej wprowadzić do niego zadanie (nie pomylę się pewnie, jeśli uznam, że telefon towarzyszy Ci nieodłącznie w ciągu dnia). Ubolewam nad tym, bo zapach papieru i obcowanie z piórem są nie do zastąpienia, ale po licznych próbach postawiłem na rozwiązanie z mojego punktu widzenia najlepsze.

Mój obecny zbiór aplikacji przedstawiłem w tym wpisie. Stosując rozwiązania elektroniczne, musisz rozróżniać zadania i terminy w kalendarzu. Te ostatnie służą do zapisywania informacji o spotkaniach, wizytach u lekarza itp. Te pierwsze wymuszają od nas wykonanie pewnych czynności. Dla potrzeb metody GTD oczywiście skoncentruję się na aplikacjach do zarządzania zadaniami. 

PROJEKT TO KILKA ZADAŃ

I to by było na tyle 😀 Jeśli realizację jakiegoś celu można opisać w jednym zadaniu (np. „odebrać przesyłkę z poczty”), to nie ma potrzeby, żeby utworzyć w tym celu projekt. Jeżeli natomiast realizacja jakiegoś celu wymaga od Ciebie szeregu czynności (podam po raz kolejny przykład wyjazdu wakacyjnego), to w tym celu powinieneś utworzyć projekt, np. pod nazwą „wakacje 2017”, i uzupełniać go o kolejne pozycje. 

PROJEKT „FLORENCJA”

Na razie mój projekt „Florencja” nie jest zbyt rozbudowany, ale z czasem będzie liczył nawet kilkadziesiąt pozycji.


Zauważ, że przy żadnym zadaniu należącym do projektu „Florencja” nie ma daty jego wykonania. Traktuję go na razie jako zwykłą listę rzeczy do zrobienia. Im bliżej wyjazdu, tym obszerniejsza ona będzie i przy pozycjach pojawią się sukcesywnie daty ich wykonania. Na razie ciśnienia nie ma 😉 

Są i projekty, w których przy niektórych zadaniach w ogóle nie wpisuję dat. Na przykład ten wpis - również był przyczynkiem utworzenia projektu. W ramach kolejnych zadań wypisywałem informacje, o których chciałbym Ci wspomnieć. Sporządzając go, odhaczałem na liście wprowadzenie do tekstu kolejnych informacji (jeśli tekst jest nudny, to jest to wyłącznie wina mojego projektu 😀 ).

KONTEKSTY - UŁATWIAJĄ REALIZACJĘ ZADAŃ I PROJEKTÓW

O kontekstach wspomniałem już na moim blogu podczas omawiania zestawu ulubionych aplikacji do zarządzania czasem. Kontekst to np. osoba, miejsce czy narzędzie skojarzone z danym zadaniem. Na przykład każde zadanie, przy realizacji którego potrzebuję skorzystać z komputera, oznaczam kontekstem „komputer”. W wolnej chwili, siedząc przy komputerze, mogę przejrzeć wszystkie zadania oznaczone tym kontekstem i po kolei je realizować. Jeśli natomiast mam sprawę do współpracownika, kontekstem może być jego nazwisko. W trakcie spotkania z nim sięgnę do aplikacji i odnajdę zadania z odpowiednim kontekstem. Za jednym razem omówię kilka spraw jednocześnie.

Przykłady innych kontekstów:
- Manufaktura (kupić/załatwić przy okazji pobytu w Manufakturze)
- Telefon
- Rodzice

STWÓRZ PROJEKT, A ZDZIWISZ SIĘ, JAK WIELE MASZ DO ZROBIENIA, ŻEBY GO ZREALIZOWAĆ :)

Tak, podtytuł może odstraszać, chociaż absolutnie nie taki jest jego cel. Chodzi mi o to, że tworząc projekt i wpisując w nim kolejne zadania, zdziwisz się, jaką inwencją możesz się popisać. Prosta z pozoru sprawa może się okazać pasmem wielu czynności. Ale to właśnie jest zaletą sporządzania projektów. Masz wszystko pod kontrolą i świadomość ogromu zadań do realizacji, która jednak nie powinna Cię przerażać, bo przecież, jest… 

METODA MAŁYCH KROCZKÓW

Jeśli liczba zadań, skupionych w ramach projektu, przeraża Cię, zacznij realizację od tych najłatwiejszych. Stosuję tę „sztuczkę” od lat. Samopoczucie poprawia się wraz z wykonywaniem kolejnych czynności. Od razu lepiej!

COŚ DLA TRADYCJONALISTÓW

Zdaję sobie sprawę, że niektórzy z Was mogą preferować tradycyjne rozwiązania, czyli zwykły, papierowy kalendarz. Czy wówczas poradzicie sobie z realizacją wyznaczonych celów? Nie mam wątpliwości, że TAK!

Oto kilka moich wskazówek:

  1. Najlepiej, jeśli kalendarz będzie przeznaczał jedną stronę na jeden dzień. 
  2. Zadania do realizacji, niezgrupowane w projekty, można od razu wpisywać pod konkretną datą. Po wykonaniu najlepiej od razu je przekreślić lub w inny sposób oznaczyć ich realizację.
  3. Projekty wpisuj na odrębnych stronach (najczęściej w kalendarzu są dodatkowe wolne strony, przeznaczone na notatki). Jeśli będziesz potrafił określić datę realizacji zadania z projektu, to dopiero wtedy wpisuj je na stronę z konkretną datą w kalendarzu. 
  4. Konteksty również ogarniesz. Przygotuj karteczki samoprzylepne w różnym kolorze (byś mógł się łatwo w nich rozeznać). Będą stanowiły zakładki - przy zadaniu będziesz mógł przykleić karteczkę w odpowiednim kolorze, co od razu da Ci wskazówkę, jaki kontekst jest związany z daną czynnością. Siadając przy komputerze, będziesz, dla przykładu, otwierał kolejne strony z niebieskimi zakładkami. Tym sposobem zrealizujesz zadania do zrobienia przy komputerze. Po realizacji zadania karteczkę odklejasz (a samo zadanie oczywiście oznaczasz jako wykonane /vide pkt 2/).  

PRZEGLĄDY CODZIENNE I COTYGODNIOWE

Jeśli stosujesz tradycyjną metodę, opartą na papierowym kalendarzu (brzmi jak wstęp do nauki „świadomej” prokreacji 😀), to wtedy poradzę Ci przede wszystkim przeglądy codzienne. Przed pójściem spać lub rano przy śniadaniu (a na pewno przed wyjściem z domu) zapoznaj się z listą do zrobienia w kolejnym dniu. To sprawi, że być może dokonasz w niej jakichś modyfikacji. A na pewno będziesz panem sytuacji, który po przekroczeniu firmowego progu od razu będzie realizował napisany wcześniej scenariusz 😉

Tygodniowe przeglądy to natomiast atut posiadania aplikacji GTD. Przeprowadzam je (i tu się pewnie zdziwisz 😀 ) … raz w tygodniu (w niedzielę). Sięgam po iPada lub MacBooka. Tam (oraz na iPhonie) mam zainstalowaną ulubioną aplikację GTD, czyli OmniFocus. Projekt po projekcie przeglądam zadania do realizacji, podejmując na spokojnie (wspominałem już, że to niedzielny wieczór?), decyzję o dalszym ich losie. Z reguły niewiele zmieniam podczas cotygodniowego przeglądu. Głównie zdarza mi się podjąć decyzję o zmianie terminu wykonania jakiegoś zadania.

JESZCZE A PROPOS INBOX-A

Pierwszy wpis „Poradnika GTD” poświęciłem INBOX-owi. Dla porządku dodam, że INBOX to „stan spoczynku” jedynie dla tych zadań, co do których realizacji decyzję podejmiesz w późniejszym terminie. Resztę zadań zapisujesz oczywiście z pominięciem „skrzynki spraw przychodzących”.

Kolejny wpis za tydzień. Zapraszam!
--

A na koniec jeszcze słowo od autora. Mam nadzieję, że moje wpisy chociaż w części zainspirowały Cię do podjęcia prób panowania nad swoim czasem. Będzie mi miło, jeśli podzielisz się ze mną wszelkimi uwagami na temat moich wpisów. Zostawiaj komentarze tu lub wpadaj na FB lub Twittera. Za każdym razem jestem do Twojej dyspozycji!




Komentarze